Cara Kira Gaji Prorata Pekerja Baharu atau Berhenti Kerja

# Cara Kira Gaji Prorata Pekerja Baharu atau Berhenti Kerja

Gaji prorata ialah bayaran gaji yang dikira apabila pekerja tidak bekerja untuk keseluruhan tempoh gaji bulanan dalam keadaan yang ditetapkan oleh undang-undang. Di bawah Seksyen 18A Akta Kerja 1955, formula pengiraan menggunakan gaji bulanan dibahagikan dengan bilangan hari dalam tempoh gaji, kemudian didarab dengan bilangan hari pekerja layak menerima gaji. Formula ini terpakai bagi keadaan tertentu seperti pekerja yang mula bekerja selepas hari pertama bulan tersebut atau berhenti sebelum bulan berakhir.

Bila majikan perlu mengira gaji prorata?

Majikan perlu menggunakan formula gaji bagi bulan bekerja yang tidak lengkap apabila keadaan pekerja termasuk dalam salah satu kategori berikut:

• Pekerja memulakan pekerjaan selepas hari pertama bulan berkenaan.
• Pekerja ditamatkan perkhidmatan sebelum akhir bulan berkenaan.
• Pekerja mengambil cuti tanpa gaji selama sehari atau lebih dalam bulan berkenaan.
• Pekerja tidak hadir kerana menjalani perkhidmatan negara atau latihan khidmat negara yang dinyatakan dalam undang-undang.

Senarai ini berdasarkan panduan rasmi Jabatan Tenaga Kerja Semenanjung Malaysia (JTKSM). Formula tersebut bukan formula umum untuk semua keadaan pengiraan gaji. Majikan perlu mengenal pasti sebab tempoh gaji tidak lengkap sebelum membuat pengiraan.

Untuk maklumat lanjut, rujuk panduan rasmi JTKSM tentang pengiraan gaji bagi bulan bekerja yang tidak lengkap.

Apakah formula gaji prorata di bawah Seksyen 18A?

Formula yang ditetapkan adalah seperti berikut:

Gaji layak = Gaji bulanan ÷ Bilangan hari dalam tempoh gaji × Bilangan hari pekerja layak menerima gaji

Setiap komponen mempunyai maksud tersendiri:

• Gaji bulanan: Gaji bulanan pekerja yang digunakan sebagai asas pengiraan.
• Bilangan hari dalam tempoh gaji: Jumlah hari dalam tempoh gaji yang berkenaan, contohnya 28, 30 atau 31 hari bagi bulan kalendar.
• Bilangan hari pekerja layak menerima gaji: Bilangan hari yang diambil kira sebagai hari pekerja layak menerima gaji dalam tempoh tersebut.

Perlu diingat bahawa pembahagi formula ini ialah bilangan hari dalam tempoh gaji, bukannya secara automatik 26 atau 30 hari. Pembahagi 26 digunakan dalam konteks pengiraan tertentu yang berbeza, seperti kadar upah biasa bagi pekerja bergaji bulanan.

Contoh pengiraan gaji prorata pekerja baharu

Katakan seorang pekerja mempunyai gaji bulanan RM3,000 dan mula bekerja pada 10 Oktober 2026. Tempoh gajinya ialah 1 hingga 31 Oktober 2026.

Bagi contoh ini, pekerja layak menerima gaji untuk 22 hari kalendar, dari 10 hingga 31 Oktober, termasuk kedua-dua tarikh tersebut.

Pengiraan adalah seperti berikut:

1. Gaji bulanan: RM3,000.00
2. Bilangan hari dalam tempoh gaji: 31 hari
3. Bilangan hari layak menerima gaji: 22 hari
4. Kadar sehari: RM3,000.00 ÷ 31 = RM96.77
5. Gaji prorata: RM96.77 × 22 = RM2,128.94

Oleh itu, gaji prorata dalam contoh ini ialah RM2,128.94, dengan andaian bahawa 22 hari tersebut ialah bilangan hari yang layak digunakan untuk pengiraan dan pembundaran dibuat pada setiap langkah.

Ini ialah contoh ilustrasi. Untuk pengiraan sebenar, majikan perlu memastikan bilangan hari yang layak dan kaedah pembundaran selaras dengan keperluan yang berkenaan serta sistem penggajian yang digunakan.

Kesilapan lazim ketika mengira gaji prorata

Kesilapan pengiraan boleh menyebabkan gaji pekerja terlebih bayar atau terkurang bayar. Antara perkara yang perlu diberi perhatian ialah:

• Menggunakan pembahagi yang salah. Jangan menggunakan 26 atau 30 hari secara automatik tanpa meneliti formula yang terpakai.
• Tersalah mengira hari yang layak. Pastikan tarikh mula bekerja, tarikh akhir perkhidmatan dan tempoh gaji direkodkan dengan tepat.
• Menganggap semua ketidakhadiran menggunakan formula yang sama. Cuti tanpa gaji dan ketidakhadiran lain perlu dinilai berdasarkan keadaan serta peraturan yang berkenaan.
• Tidak menyemak rekod pekerja. Tarikh mula bekerja, tarikh berhenti dan perubahan gaji perlu sepadan dengan rekod penggajian.
• Tidak menyemak jumlah akhir. Perbezaan pembundaran boleh menghasilkan jumlah yang berbeza, khususnya apabila pengiraan dibuat secara manual.

Selepas menentukan gaji yang layak dibayar, majikan juga perlu memastikan potongan berkanun dan caruman yang berkenaan dikendalikan dengan betul. Rujuk panduan kadar caruman KWSP, PERKESO dan SIP 2026 untuk maklumat berkaitan caruman.

Cara mengurus pengiraan gaji dengan lebih teratur

Majikan PKS boleh mengurangkan kesilapan penggajian dengan mewujudkan proses yang konsisten setiap bulan.

Antara langkah yang boleh dilaksanakan ialah:

• Mengemas kini rekod tarikh mula dan tarikh akhir perkhidmatan pekerja.
• Menyimpan rekod cuti tanpa gaji dan perubahan maklumat gaji.
• Menyemak pengiraan gaji sebelum menyediakan slip gaji.
• Memastikan potongan dan caruman berkanun disemak sebelum pembayaran.
• Menyimpan rekod pengiraan sebagai rujukan sekiranya terdapat pertanyaan daripada pekerja.

Di hrmsystem.my, majikan boleh mengurus penggajian pekerja dengan kemudahan pengiraan automatik bagi KWSP, PERKESO, SIP dan PCB, selain pengurusan elaun, kerja lebih masa dan potongan. Penggunaan sistem penggajian membantu menyusun maklumat dengan lebih teratur, tetapi majikan tetap perlu memastikan asas pengiraan gaji prorata dan maklumat pekerja adalah betul.

Anda juga boleh menggunakan kalkulator gaji bersih untuk menganggarkan gaji bersih, serta merujuk indeks panduan HR dan penggajian bagi maklumat berkaitan pengurusan pekerja.

Soalan lazim

Adakah gaji prorata dikira menggunakan 30 hari setiap bulan?
Tidak semestinya. Bagi keadaan yang tertakluk kepada Seksyen 18A Akta Kerja 1955, formula menggunakan bilangan hari dalam tempoh gaji. Oleh itu, bilangan hari yang digunakan boleh berbeza mengikut tempoh berkenaan.

Adakah pekerja yang berhenti kerja layak menerima gaji prorata?
Pengiraan perlu dibuat berdasarkan keadaan pekerjaan dan hari pekerja layak menerima gaji. Seksyen 18A merangkumi keadaan apabila pekerja ditamatkan perkhidmatan sebelum akhir bulan. Majikan perlu menyemak keadaan sebenar serta peraturan berkaitan sebelum menentukan bayaran akhir.

Adakah gaji prorata sama dengan gaji bersih?
Tidak. Gaji prorata ialah pengiraan gaji bagi tempoh bekerja yang tidak lengkap. Gaji bersih pula ialah jumlah yang diterima selepas mengambil kira potongan yang berkenaan seperti caruman pekerja, PCB dan potongan lain yang sah.