Senarai Semak Payroll Bulanan untuk Majikan PKS

Payroll bulanan yang teratur membantu majikan PKS memastikan gaji pekerja dikira dengan betul, potongan direkodkan dan caruman berkanun dibayar mengikut ketetapan. Proses ini perlu merangkumi semakan kehadiran, kerja lebih masa, cuti, elaun, potongan dan perubahan maklumat pekerja sebelum gaji dimuktamadkan. Senarai semak yang konsisten juga membantu mengurangkan kesilapan dan memudahkan rekonsiliasi pada akhir bulan.

Apakah yang perlu disediakan sebelum payroll?

Sebelum memulakan pengiraan gaji, pasukan HR atau kewangan perlu mengumpulkan maklumat bagi tempoh penggajian yang berkenaan.

Antara maklumat yang perlu disemak ialah:

• Senarai pekerja aktif dan pekerja yang baru menyertai atau meninggalkan syarikat.
• Gaji pokok dan perubahan gaji yang telah diluluskan.
• Rekod kehadiran, kerja lebih masa dan cuti tanpa gaji.
• Elaun, komisen, bonus dan tuntutan yang diluluskan.
• Potongan pinjaman, pendahuluan gaji dan potongan lain yang dibenarkan.
• Maklumat akaun bank pekerja dan perubahan butiran peribadi.
• Rekod cuti, ketidakhadiran dan kelulusan berkaitan.

Maklumat ini perlu dikumpulkan sebelum pengiraan dimulakan supaya payroll tidak bergantung pada andaian atau maklumat yang belum disahkan.

Langkah 1: Semak gaji dan rekod kehadiran

Semakan pertama ialah memastikan jumlah gaji yang perlu dibayar sepadan dengan kontrak pekerjaan dan rekod bagi bulan berkenaan.

HR perlu menyemak tarikh mula kerja, tarikh akhir perkhidmatan, perubahan gaji, ketidakhadiran serta cuti tanpa gaji. Jika pekerja mempunyai kerja lebih masa, rekod jam OT perlu dipadankan dengan kelulusan dan jadual kerja.

Bagi pekerja yang tidak bekerja untuk keseluruhan tempoh gaji, majikan perlu mengenal pasti formula yang terpakai. Pengiraan gaji prorata bagi bulan bekerja yang tidak lengkap tidak semestinya sama dengan pengiraan potongan bagi ketidakhadiran biasa.

Majikan juga perlu membezakan antara cuti berbayar dan cuti tanpa gaji. Kesilapan dalam kategori cuti boleh menyebabkan jumlah gaji yang dibayar menjadi tidak tepat.

Langkah 2: Semak elaun, OT dan potongan

Selepas gaji asas disahkan, semak semua item tambahan dan potongan yang mempengaruhi gaji pekerja.

Tidak semua item pembayaran mempunyai layanan yang sama untuk tujuan caruman atau cukai. Oleh itu, majikan perlu mengklasifikasikan setiap item berdasarkan peraturan agensi yang berkenaan.

Langkah 3: Kira caruman dan potongan berkanun

Selepas semua komponen gaji disahkan, majikan perlu mengira caruman dan potongan berkanun yang berkenaan.

Antara item yang perlu diberi perhatian ialah:

• KWSP bagi bahagian pekerja dan majikan.
• PERKESO berdasarkan kategori dan kelayakan yang berkenaan.
• SIP bagi pekerja yang tertakluk kepada perlindungan tersebut.
• PCB berdasarkan kaedah pengiraan cukai bulanan LHDN.
• Potongan tambahan yang diarahkan oleh LHDN, seperti CP38, jika berkenaan.

Kadar dan asas pengiraan tidak semestinya sama untuk semua pekerja. Umur, kewarganegaraan, jenis saraan dan kategori perlindungan boleh mempengaruhi pengiraan.

Majikan boleh merujuk panduan kadar caruman KWSP, PERKESO dan SIP 2026 serta panduan Borang EA, C.P.8D dan Borang E untuk maklumat berkaitan penggajian dan pelaporan.

Langkah 4: Semak slip gaji dan jumlah bersih

Sebelum pembayaran dibuat, semak slip gaji setiap pekerja dan pastikan jumlah bersih sepadan dengan pengiraan payroll.

Contoh pengiraan ilustrasi:

Pengiraan gaji bersih dalam contoh ini ialah RM3,200.00 − RM400.00 = RM2,800.00.

Angka ini hanya untuk menunjukkan kaedah pengiraan. Jumlah potongan sebenar perlu dikira berdasarkan kelayakan, kadar dan peraturan yang terpakai kepada pekerja berkenaan.

Semakan akhir perlu memastikan nama pekerja, tempoh gaji, jumlah pendapatan, potongan dan gaji bersih adalah tepat. Sebarang perbezaan perlu diselesaikan sebelum pembayaran diluluskan.

Langkah 5: Bayar gaji dan caruman mengikut jadual

Selepas payroll disahkan, majikan boleh menyediakan fail pembayaran bank, meluluskan pembayaran dan menyimpan rekod transaksi.

Bagi KWSP, majikan perlu membuat bayaran caruman bulanan pada atau sebelum 15 haribulan bulan berikutnya. PCB juga perlu diremitkan kepada LHDN mengikut tarikh akhir yang ditetapkan. Bagi PERKESO dan SIP, majikan perlu menyemak jadual pembayaran serta arahan semasa PERKESO.

Jangan menganggap penyediaan slip gaji atau pemotongan daripada gaji pekerja bermakna bayaran kepada agensi telah selesai. Semak status transaksi dan simpan bukti pembayaran.

Kesilapan payroll yang perlu dielakkan

Antara kesilapan yang sering berlaku dalam pengurusan payroll ialah:

• Menggunakan rekod kehadiran yang belum disahkan.
• Terlepas memasukkan pekerja baharu atau perubahan gaji.
• Mengira OT menggunakan kadar atau kategori hari yang salah.
• Tidak menyemak potongan sebelum pembayaran.
• Menggunakan kadar caruman yang tidak lagi terpakai.
• Membayar caruman lewat atau tidak menyemak status transaksi.
• Tidak menyimpan rekod payroll dan bukti pembayaran dengan teratur.

Amalan semakan oleh pegawai kedua boleh membantu mengenal pasti kesilapan sebelum gaji dibayar. Majikan juga patut menetapkan tarikh tutup data payroll setiap bulan supaya semua jabatan menyerahkan maklumat dalam tempoh yang konsisten.

Cara memudahkan payroll dengan hrmsystem.my

Majikan PKS boleh mengurangkan kerja berulang dengan menyusun data pekerja, rekod kehadiran, OT, cuti dan komponen gaji dalam satu proses penggajian.

Di hrmsystem.my, majikan boleh menggunakan pengiraan automatik KWSP, PERKESO, SIP dan PCB, mengurus elaun, OT, potongan serta pinjaman atau pendahuluan gaji. Sistem turut menyokong fail caruman rasmi dan fail pembayaran gaji bank bagi format yang tersedia.

Penggunaan sistem membantu menyelaraskan rekod dan mengurangkan pengiraan manual, tetapi semakan data dan kelulusan pembayaran tetap perlu dilakukan oleh pihak yang bertanggungjawab.

Anda boleh menggunakan kalkulator gaji bersih untuk anggaran gaji bersih dan merujuk indeks panduan HR bagi maklumat penggajian yang lain.

Soalan lazim

Bilakah payroll bulanan perlu disediakan?
Majikan patut menetapkan jadual dalaman berdasarkan tarikh pembayaran gaji, tarikh tutup kehadiran dan tempoh yang diperlukan untuk semakan. Caruman dan potongan berkanun pula perlu dibayar mengikut tarikh akhir setiap agensi.

Adakah semua elaun tertakluk kepada KWSP, PERKESO, SIP dan PCB?
Tidak semestinya. Layanan setiap jenis elaun bergantung pada definisi saraan atau upah dan peraturan agensi berkaitan. Majikan perlu menyemak klasifikasi setiap item sebelum membuat pengiraan.

Apakah dokumen yang perlu disimpan selepas payroll selesai?
Simpan rekod pengiraan gaji, slip gaji, rekod kehadiran, kelulusan OT dan cuti, rekod potongan, penyata caruman serta bukti pembayaran mengikut keperluan undang-undang dan dasar penyimpanan rekod syarikat.